ESTRUCTURA Y SEMÁNTICA DE UN DOCUMENTO

SEMÁNTICA

Para estructurar dicho documento de manera correcta debemos dotar de semántica a los elementos que lo componen transmitiendo de este modo aparte del contenido, su significado y relación con los demás elementos. Por ejemplo, una lista de elementos de word se puede hacer escribiendo en cada línea:

Elemento 1

Elemento 2

Elemento 3

El problema es que estaremos simulando una lista, cuando en realidad son tres líneas sueltas. Sin embargo, si utilizamos la herramienta de inserción de listas de Word , por ejemplo: Tendríamos:

• Elemento 1
• Elemento 2
• Elemento 3

De este modo sí que estaremos dotando al elemento de semántica y un lector de pantallas para personas ciegas avisará, antes de leer los elementos, que es una lista.

Otro ejemplo sería crear títulos sin utilizar los estilos diseñados para ello. Estos títulos cambian de formato respecto al resto de texto y, pese a que visualmente se identifican como títulos, un lector de pantalla para personas ciegas interpretará que son texto normal, sin identificarlos como tal. En el siguiente apartado se explica la forma correcta de crear títulos.

En suma, nunca debemos simular elementos y deberemos crearlos de la forma correcta para que todos los elementos tengan un significado más allá del contenido que contienen.

TÍTULOS

Los títulos son uno de los elementos fundamentales para  estructurar el contenido del documento en apartados, facilitando de este modo la navegación por el mismo. Es por ello que nuestros títulos deben ser claros y descriptivos.

Un documento bien estructurado será más fácil de modificar en un futuro, además de esta manera nos aseguramos que al convertir el documento a otros formatos, la estructura se conservará, por ejemplo conversiones de Word a PDF.

Para crear estos títulos en Word deberemos usar los estilos (Título 1, Título 2, etc.) situados en el panel de estilos dentro de la pestaña inicio. Para aplicar uno de los estilos de título seguiremos estos sencillos pasos:

1. Seleccionamos el texto que queremos utilizar como título.
2. Seleccionamos uno de los estilos disponibles (Título1, Título 2...) según sea su nivel en el documento. Pondremos como el estilo Título 1, primer nivel, el texto que sea título de un apartado y como Título 2, segundo nivel, a los títulos de subapartados, etc.

Por ejemplo, si escribimos un dodumento word con la información de este apartado web quedaría del siguiente modo:

• Creación de documentos accesibles (Título)
• Estructura y semántica del documento (Título 1)
• Semántica (Título 2)
• Títulos (Título 2)
• Formato del contenido (Título 2)
• Listas (Título 3)
• Columnas (Título 3)
• Saltos de página y sección (Título 2)

El título principal del documento debe tener un estilo Título o Título del libro . Para identificar a los apartados utilizaremos el estilo Título 1, en este caso, Estructura y semántica. Y ahora, dentro del apartado tenemos tres subapartados a los que tendremos que ponerles estilo Título 2 : Semántica, Títulos y Formato del contenido. Por último, dentro del subapartado Formato del contenido, que recordemos que es de nivel Título 2 , tendremos dos elementos que tendrían el estilo Título 3: Listas y Columnas.

Es importante jerarquizar correctamente un documento, para ello, debemos tener en cuenta que un título de nivel inferior debe estar precedido por otro de nivel inmediatamente superior. Es decir, no podemos poner un Título 1 y tras el directamente un subapartado con Título 3.

Word tiene un panel de navegación que nos permite visualizar en todo momento la jerarquía de títulos de nuestro documento, para habilitarla seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaña Vista.
2. Habilitamos la casilla de verificación Panel de navegación.
3. Y ya tendremos disponible el panel con la estructura de títulos.

Diferentes colectivos de personas con discapacidad, como personas ciegas o con baja visión, utilizan este panel de navegación que les permite comprender de una forma rápida de qué trata el documento y además de poder moverse por las diferentes secciones del documento sin tener que explorarlo todo.

Los estilos de los títulos predefinidos por Word pueden ser editados, es decir, cambiar el típo de letra, su tamaño, etc.

FORMATO DE CONTENIDO

Como ya hemos comentado, nunca debemos simular elementos con otros, ni utilizarlos sin los estilos necesarios. Cada elemento es único, y tiene su propósito. Una lista sirve para listar una serie de elementos, un párrafo para estructurar un texto, una tabla para mostrar de forma tabulada y visual unos datos concretos, etc.

LISTAS

No debemos simular una lista utilizando guiones o números sino que debemos emplear la herramienta de viñetas de Word, para crear una lista correctamente, seguimos estos pasos:

1. Seleccionamos las líneas que componen nuestra lista.
2. Pulsamos en los iconos de viñetas no númeradas o numeradas, dependiendo del caso.

Word tiene tres opciones para crear listas:

• Listas con viñetas:  
• Listas numeradas:  
• Listas multinivel:  

COLUMNAS

Del mismo modo no debemos simular texto en columnas mediante tabulaciones o tablas si queremos separar información. Esto podría crear graves problemas de accesibilidad, un lector de pantalla encontraría la información línea a línea y no primero una columna y después la otra, con lo que el texto no tendrá sentido.

Por ello, si queremos que nuestro texto tenga una apariencia de columnas, utilizaremos la opción de columnas de Word. Podemos estructurar un texto en columnas de forma correcta siguiendo estos pasos:

1. Seleccionamos la pestaña  Formato.
2. Seleccionamos el texto que queremos estructurar.
3. Pulsamos sobre  Columnas y elegimos el número de columnas en las que queremos estructurar el contenido, por ejemplo dos. Para cambiar de columna debes insertar un salto de columna.

En la siguiente imagen puedes ver cómo se inserta un salto de columna.

SALTOS DE PÁGINA Y DE SECCIÓN

Tampoco se deben simular saltos de página o de sección empleando espacios en blanco, de ser así un lector de pantalla leería todas las líneas en blanco y el texto perdería su coherencia interna. Por ello, es necesario utilizar las opciones de salto de página o salto de sección, en lugar der utilizar varios retornos de carro para que el texto cambie de página. En Word, seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaña  Insertar .
2. Situamos el cursor donde queremos insertar el salto.
3. Pulsaremos en  Página en blanco o Salto de página según la acción que queramos realizar.

TABLAS DE CONTENIDO

Te recomendamos crear una tabla de contenidos del documento ya que ayudará al usuario a:

• orientarse dentro del documento al facilitar la navegación por el mismo.
• entender cómo está estructurado.
• le permite ir al contenido que le interese.

De esta manera el usuario sabrá qué contenido hay en el documento y cómo está estructurado sin necesidad de recorrer todo el documento entero, permitiéndole acceder directamente a la sección que le pueda interesar.

Para crear una tabla de contenidos automáticamente a partir de los títulos que hayamos creado en el documento, seguimos estos pasos:

1. Seleccionamos la pestaña  Referencias .
2. Nos situamos al principio del documento o en el punto donde queramos insertar la tabla de contenidos.
3. Y seleccionaremos  Tabla de contenido, y dentro del desplegable elegiremos la opción que más nos guste.

TÍTULOS DE TABLA E IMÁGENES

Otra recomendación para estructurar los documentos es poner títulos a las imagenes o tablas. Estos títulos ayudarán a los usuarios a entender mejor la función de esos elementos.

Para incluir títulos en imágenes o tablas en Word, seguimos los siguientes pasos:

1. Pulsamos con el botón derecho sobre la imagen o tabla, la tabla tiene que estar seleccionada completa.
2. Elegimos la opción de Insertar título.
3. En la ventana que aparece, seleccionamos como  Rótulo  la opción correcta: ilustración o tabla y escribiremos el título que queramos darle a nuestro elemento.
4. Por último seleccionamos la posición del título con respecto al elemento, siendo recomendable poner el título encima de las tablas y debajo en las imagenes.
5. Finalizamos pulsando en aceptar .

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Los encabezados y pies de página no se consideran parte de un documento. Un lector de pantalla considera que son elementos decorativos, como pueden ser un logo y no va a leer esta información, por defecto. Y aunque el usuario puede acceder a ella manualmente, se recomienda no poner información relevante en los encabezados.

NÚMEROS DE PÁGINA

Se debe añadir número de página a los documentos, así permitiremos al usuario navegar más fácilmente por todo el documento.

Hoy en día se siguen detectando documentos en los que el número de página se inserta maunalmente, página a página, que es una mala práctica al simular la numeración de páginas. Para incluir los número de página automaticamente en Word, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaña Insertar.
2. Seleccionamos Número de página.
3. En el menú que aparece seleccionamos la posición y el formato de nuestros números de página.